Tips voor het schrijven van een e-mail

Hulp nodig bij het schrijven van een e-mail? Met deze tips helpen we je op weg.

Een effectief e-mailbericht

Een e-mailbericht kan een slimme manier zijn om een groot deel van je vrienden, kennissen en collega’s op de hoogte te stellen van een actie, collecte of oproep. Je kunt bijlagen meesturen en hun vragen de e-mail verder door te sturen binnen hun eigen netwerk.

Inhoud van een e-mailbericht

In een e-mailbericht kun je de lezer, anders dan in een persbericht, direct aanspreken. De toon van een e-mail is persoonlijk. Om je boodschap zo goed mogelijk over te brengen is het belangrijk dat de tekst kort en bondig is. Zorg wel dat de zes basisvragen wie-wat-wanneer-waarom-waar-hoe goed zijn beantwoord, zodat mensen niet met vragen achterblijven. Breng ook duidelijk het doel naar voren. Een belangrijk voordeel van e-mail is namelijk dat je de lezer kunt oproepen tot actie: van doneren tot meedoen en van aanmelden als nieuwe vrijwilliger tot deelname aan een evenement. Laat weten wat je van de lezer verwacht.

E-mailbericht verzenden

Bij het verzenden van een e-mailbericht aan een grote groep mensen geldt een aantal regels:

• Plaats de geadresseerden altijd in het BCC-veld, zodat e-mailadressen niet aan anderen getoond worden.
• Plaats in het Aan-veld je eigen e-mailadres. Dit is ook handig ter controle.
• Kies een aansprekend onderwerp voor de onderwerpregel dat uitnodigt tot het openen van de e-mail. Het is bijvoorbeeld goed als de onderwerpregel nieuwsgierigheid opwekt.
• Bijlagen (foto’s, een persbericht of uitnodiging en video’s) mogen, maar let erop dat de bijgevoegde bestanden niet te groot zijn. Je e-mail zal dan bij een groot deel van de mensen niet aankomen.
• Verwijs naar andere kanalen waar meer informatie te vinden is.

Tips & trucs bij het schrijven van een e-mail

• Spreek de lezer direct aan, maar let op een consequent gebruik van ‘je’ of ’u’.
• Zorg ervoor dat je als lezer niet doorhebt dat je een van de velen bent die deze e-mail ontvangt.
• Denk goed na over de juiste aanhef.
• Houd de tekst kort en bondig.
• Gebruik geen smileys of emoticons.
• Eindig met een duidelijke oproep tot actie.
• Vraag of de geadresseerden het bericht verder willen verspreiden.