10. Uitvaartcollecte

KWF verwerkt jaarlijks meer dan 1.000 verzoeken voor collectes bij een uitvaart. We zien dat dit aantal jaarlijks toeneemt. Om die reden heeft KWF ervoor gekozen een snellere en minder foutgevoelige behandeling van uitvaartcollectes mogelijk te maken via CollecteWeb. Hiervoor is de module Uitvaartcollecte ontwikkeld.

De uitvaartmodule is alleen zichtbaar voor vrijwilligers met de rol Uitvaartcollecte-organisator (UCO).

Registratie
  1. Een verzoek voor een uitvaartcollecte kan bij het Servicepunt Vrijwilligers (KWF) of rechtstreeks bij de UCO binnenkomen. Als het verzoek via het servicepunt verlopen is, ga dan verder naar het kopje ​'Accepteren of afwijzen van de uitvaartcollecte '
  2. Klik rechtsboven op het plusje om zelf een nieuwe uitvaart te registeren. Een pop-up opent:
  3. Vul alle gegevens in:
    • Gegevens overledene
    • Behandeld door
    • Gegevens nabestaande (voor bedankbrief)
    • Gegevens collectebus
    • Uitvaart (gegevens waar de collectebus afgegeven dient te worden)
  4. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de uitvaart op te slaan.
  5. De uitvaart is geregistreerd en heeft een uniek Unummer gekregen, ga verder naar het kopje ​'Accepteren of afwijzen van de uitvaartcollecte '
Automatische melding
  1. Indien een verzoek voor uitvaartcollecte door iemand van het Servicepunt Vrijwilligers in CollecteWeb is opgevoerd, ontvangt de dienstdoende UCO van het betreffende collecteteam een melding per sms of e-mail dat er een nieuwe aanvraag voor een uitvaartcollecte is.
  2. De UCO dient binnen 24 uur de behandeling van de uitvaartcollecte te bevestigen (zie kopje ​'Accepteren of afwijzen van de uitvaartcollecte '). Als dit niet gebeurt, neemt het Servicepunt contact op met het collecteteam.
  3. Als blijkt dat het collecteteam de uitvaartcollecte niet kan afhandelen, neemt het Servicepunt deze over.
Gegevens inzien / wijzigen
  1. Je kunt de volledige gegevens van de aanvraag inzien, door te klikken op 'de naam' of 'het kaarsje'.
  2. In het pop-up scherm vind je alle gegevens en kun je deze wijzigen indien nodig.
Accepteren of afwijzen
  1. Als je als UCO een e-mail of sms voor een nieuwe aanvraag hebt ontvangen, ga je in CollecteWeb naar de uitvaartmodule.
  2. Hier zie je de aangemelde uitvaartcollecte(s) staan. Een nieuwe aanmelding kun je herkennen aan de statusindicator linksonder die dan nog groen is.
  3. Om de uitvaartcollecte te accepteren of af te wijzen selecteer je de uitvaartcollecte door het plaatsen van een vinkje linksboven van de dossierkaart.
  4. Klik rechtsboven op het handje. Klik daarna op de optie: ‘Accepteren’ of 'Afwijzen'.
Opbrengst registreren
  1. Idealiter betrek je de nabestaanden bij het tellen van het geld. Volg in ieder geval, zoals altijd, het 4-ogenprincipe en gebruik een telbriefje.
  2. Selecteer de uitvaartcollecte door het plaatsen van een vinkje linksboven van de dossierkaart.
  3. Klik rechtsboven op het handje. Klik daarna op de optie: ‘bedrag invoeren'.
  4. Vul het opgehaalde bedrag in en klik op het vinkje rechtsboven.
Bedankbrief
  1. Als het bedrag is ingevoerd, is de uitvaart door het collecteteam volledig afgehandeld.
  2. Het Servicepunt ontvangt nu een verzoek om de bedankbrief te versturen. Deze wordt binnen 7 werkdagen per post verzonden uit naam van Rina Noorlander, teamleider Vrijwilligers bij KWF.

Let op: de bedankbrief kan pas worden verstuurd als het bedrag is ingevoerd in CollecteWeb.

We streven er samen naar om een uitvaartcollecte binnen een maand ná de uitvaart volledig afgehandeld te hebben!

Afstorten en penningmeester informeren
  1. De uitvaartcollecte kan op 2 manieren afgestort worden:
  2. Geeft aan de penningmeester van het collecteteam door wat de opbrengst van de uitvaart is, zodat deze ook vermeldt kan worden op de jaarrekening in CollecteWeb.


Wat vind je van dit artikel?


Powered by HelpDocs