9. Administratie/Jaarrekening

Zorg ervoor dat je alle opbrengsten en afdrachten in verwerkt collecteweb. Uiterlijk voor 31 oktober moeten alle opbrengsten en kosten over het lopende boekjaar ingevoerd en geautoriseerd zijn in CollecteWeb. Dit doe je samen met een ander bestuurslid. Heeft deze 2e tekenbevoegde nog geen inloggegevens? Dan kun je deze aanvragen bij het Servicepunt vrijwilligers via vrijwilligers@kwf.nl of 020 - 570 05 90. Ook met andere vragen over CollecteWeb kun je bij het Servicepunt terecht.

Een goed ingevulde jaarafrekening bevat de volgende onderdelen:

  • een beginsaldo (automatisch ingevuld; gelijk aan eindsaldo 2019)
  • verschillende soorten opbrengsten, zoals van winkelbusjes, uitvaarten en de collecteweek
  • kosten, zoals bankkosten en kosten van uw collecteteam
  • afdrachten (controleer of het totaalbedrag gelijk is aan wat er aan KWF is overgemaakt)
  • eindsaldo (dit berekent CollecteWeb automatisch. Heeft uw collecteteam een eigen bankrekening? Dan is het eindsaldo gelijk aan het werkelijke saldo op de bankrekening)
  • de digitale handtekeningen van twee personen

Machtigingskaarten, acceptgiro’s en overschrijvingsformulieren hoeft u niet op de jaarafrekening te vermelden. Als we de eenmalige machtigingen hebben geïncasseerd, geven we begin 2021 via de resultatenbrief de opbrengst van uw collecteteam aan u door.

Instructiefilmpje jaarrekening
Opbrengst registeren
  1. Ga naar de financiële administratie door op het Euro-icoontje te klikken, links onderaan in de menubalk.
  2. Klik op het plusteken naast ‘opbrengsten’ om een opbrengst in te voeren. 
  3. Vul alle gegevens in.
    • Categorie
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  4. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de opbrengst op te slaan.
Kosten registreren (indien dit van toepassing is)
  1. Klik op het plusteken naast ‘kosten’ om een opbrengst in te voeren. 
  2. Vul alle gegevens in.
    • Categorie
    • Omschrijving
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  3. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de opbrengst op te slaan.
Afdracht registeren

Als de opbrengst is overgemaakt of rechtstreeks gestort is op het KWF rekeningnummer NL78 RABO 030 34 24 060, kan ook de kolom ‘Afdrachten’ worden ingevuld.

  1. Klik op het plusteken naast ‘afdrachten’ om een opbrengst in te voeren. 
  2. Vul alle gegevens in:
    • Vul bij omschrijving de omschrijving in die de penningmeester heeft gebruikt bij de overboeking. Bij voorkeur is dit: “Opbrengst KWF <plaatsnaam> en <collecteteamnummer>”
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  3. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de afdracht op te slaan.
Opbrengst, kosten of afdracht verwijderen
  1. Selecteer de boeking door erop te klikken en klik op het icoontje met het handje.
  2. Kies daarna de actie 'boeking verwijderen'.
Autoriseren opbrengst en afdracht

Als alle boekingen van het boekjaar zijn ingeboekt, kun je de definitieve jaarafrekening door 2 bestuursleden laten autoriseren. Controleer eerst alle gegevens voordat je begint. Vervolgens moeten 2 tekenbevoegden onafhankelijk van elkaar met hun eigen account inloggen om de jaarafrekening te kunnen ondertekenen.

  1. Klik op autoriseren rechtsboven in beeld.
  2. Vul in het autorisatiescherm alle ontbrekende velden in:
    • Datum ondertekening
    • Stortingsdatum
    • Aantal collectebussen
    • Tweede ondertekenaar (indien deze er is)
  3. Als alles correct is ingevuld, klik je op het vinkje rechtsboven om op te slaan en hiermee de jaarafrekening 1x te autoriseren. Naast de autoriseerknop verschijnt een oranje vinkje.
  4. De 2e tekenbevoegde kan nu de jaarafrekening goedkeuren. Klik op autoriseren om de ingevulde gegevens te controleren en klik dan op het envelopje om de jaarafrekening te versturen naar KWF. De jaarafrekening is nu 2x goedgekeurd en er staat een groen vinkje naast autoriseren.


Wat vind je van dit artikel?

Powered by HelpDocs