9. Administratie/Jaarrekening

Is je contanten opbrengst van dit boekjaar 0 euro? Ook dan dient de jaarafrekening ingevuld te worden met als opbrengst en afracht € 0,00. Eén handtekening is dan voldoende.

Zorg ervoor dat je alle opbrengsten en afdrachten verwerkt in CollecteWeb. Uiterlijk voor 31 oktober moeten alle opbrengsten en kosten over het lopende boekjaar ingevoerd en geautoriseerd zijn in CollecteWeb. Dit doe je samen met een ander bestuurslid. Heeft deze 2e tekenbevoegde nog geen inloggegevens? Dan kun je deze aanvragen bij het Servicepunt vrijwilligers via vrijwilligers@kwf.nl of 020 - 570 05 90. Ook met andere vragen over CollecteWeb kun je bij het Servicepunt terecht.

Een goed ingevulde jaarafrekening bevat de volgende onderdelen:

  • een beginsaldo: automatisch ingevuld; gelijk aan eindsaldo 2019
  • verschillende soorten opbrengsten: zoals van winkelbusjes, uitvaarten en de collecteweek. iDEAL QR-opbrengsten hoeven niet ingevoerd te worden. Deze worden automatisch geregistreerd.
  • kosten: zoals bankkosten en kosten van je collecteteam
  • afdrachten: controleer of het totaalbedrag gelijk is aan wat er aan KWF is overgemaakt of afgestort
  • huidig saldo: dit berekent CollecteWeb automatisch
    • Heeft jouw collecteteam een eigen bankrekening? Dan is het eindsaldo gelijk aan het werkelijke saldo op de bankrekening.
    • Heeft jouw collecteteam geen eigen bankrekening? Dan is het eindsaldo het geld dat je nog in kas hebt. Bij voorkeur is dit 0 euro.
  • de digitale handtekeningen van twee personen

Machtigingskaarten, acceptgiro’s, overschrijvingsformulieren en iDEAL QR-opbrengsten hoef je niet op de jaarafrekening te vermelden. Als we de eenmalige machtigingen hebben geïncasseerd, geven we via de resultatenbrief (voorjaar 2021) de opbrengst van je collecteteam aan je door.

Instructiefilmpje jaarrekening
Opbrengst registeren
  1. Als je bent ingelogd, ga je naar de financiële administratie door op Administratie te klikken, links onderaan in de menubalk.
  2. Klik op het plusteken naast ‘opbrengsten’ om een opbrengst in te voeren. 
  3. Vul alle gegevens in.
    • Categorie
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  4. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de opbrengst op te slaan.
iDEAL QR-opbrengsten hoeven niet ingevoerd te worden. Deze worden automatisch geregistreerd.
Kosten registreren (indien dit van toepassing is)
  1. Klik op het plusteken naast ‘kosten’ om een opbrengst in te voeren. 
  2. Vul alle gegevens in.
    • Categorie
    • Omschrijving
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  3. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de opbrengst op te slaan.
Afdracht registeren

Als de opbrengst is overgemaakt of rechtstreeks gestort is op het KWF rekeningnummer NL78 RABO 030 34 24 060, kan ook de kolom ‘Afgedragen’ worden ingevuld.

  1. Klik op het plusteken naast ‘Afgedragen’ om een opbrengst in te voeren. 
  2. Vul alle gegevens in:
    • Vul bij omschrijving de omschrijving in die de penningmeester heeft gebruikt bij de overboeking. Bij voorkeur is dit: “Opbrengst KWF <plaatsnaam> en <collecteteamnummer>”
    • Vul bedrag in
    • Pas eventueel de datum aan
    • Voeg eventueel een opmerking toe
  3. Klik vervolgens op het vinkje rechtsboven om de afdracht op te slaan.
Opbrengst, kosten of afdracht verwijderen
  1. Selecteer de boeking door erop te klikken en klik op het icoontje met het handje.
  2. Kies daarna de actie 'boeking verwijderen'.
Autoriseren opbrengst en afdracht

Uiterlijk 31 oktober moeten alle opbrengsten en kosten over het lopende boekjaar geautoriseerd worden in CollecteWeb. Dit moet door 2 personen gebeuren: door jouzelf en door een 2e tekenbevoegde. De 2e tekenbevoegde moet hiervoor met zijn of haar eigen account inloggen. Is er nog geen 2e tekenbevoegde? Neem contact op met het Servicepunt via 020 - 570 05 90.

  1. Klik op autoriseren rechtsboven in beeld.
  2. Vul in het autorisatiescherm alle ontbrekende velden in:
    • Datum ondertekening
    • Stortingsdatum
    • Aantal collectebussen
    • Tweede ondertekenaar (indien deze er is)
  3. Als alles correct is ingevuld, klik je op het vinkje rechtsboven om op te slaan en hiermee de jaarafrekening 1x te autoriseren. Naast de autoriseerknop verschijnt een oranje vinkje.
  4. De 2e tekenbevoegde kan nu de jaarafrekening goedkeuren. Klik op autoriseren om de ingevulde gegevens te controleren en klik dan op het envelopje om de jaarafrekening te versturen naar KWF. De jaarafrekening is nu 2x goedgekeurd en er staat een groen vinkje naast autoriseren.


Wat vind je van dit artikel?

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)